Etiketa obchodních dopisů: požadavky a pravidla pro návrh

Popis a shrnutí etikety obchodní dopis číst zdarma online.

Obchodní etiketa dopisu

Tradiční systém obchodní korespondence dnes prošel radikálními změnami. Díky moderním prostředkům komunikace a tempo života se dopisy dostanou k adresátovi téměř rychlostí blesku. Navíc se často stávají nedílnou součástí obchodních procesů. Nedostatek času číst dlouhé a zmatené zprávy o intenzivně pracující produkci a navíc v oblasti mezinárodních vztahů často vylučuje možnost plně zohlednit návrhy jejich autorů.

V tomto ohledu má každý manažer a jeho protokol nebo PR služba naléhavou potřebu zlepšit kulturu podnikového psaní: musíte mít možnost zvolit typ dopisu nebo odpovědi, který je vhodný pro danou situaci, používat příslušné jazykové vzorce, umět upravit vlastní texty, pracovat jako návrhář a korektor takže odeslaný dopis má požadovaný účinek. Ve skutečnosti, jak dobře je text zprávy přesný, gramotný a "politicky korektní" navíc, na jakém papíru je napsán, v jakém obálce a jak byl zaslán, úspěch řešení konkrétních otázek bude do značné míry záviset na práci podniků, institucích a vzdělávacích institucích. ale i vztah mezi zeměmi.

Stanovili jsme tedy cíl publikovat knihu ve stylu moderního spisovatele, který by každodenně a hodinově pomáhal všem, kdo se na oběžné dráze mezinárodních vztahů, kompetentně a účinně sestavovat obchodní dopisy a zasílat své zprávy jak v Rusku, tak iv zahraničí.

Doufáme, že naše další vydání série "Diplomat Library" bude schopno přinést čtenářům praktické výhody.

Generální ředitel státního jednotného podniku "Inpredservice"

Epistolární žánr existuje od starověku. Časem se změnilo pouze materiál, na kterém byly napsány znaky, obrázky a dopisy. Například v Rusku se často používala březová kůra, stejně jako desky, na kterých se vyráběly poznámky. Oni byli nazýváni "nosem", z čehož výraz "pohřbít v nosu". Mimochodem, deska s výřezy mohla být spuštěna do vody, jako nějaký mailing.

Psali na břízy kůry a prkna stlačením a řezáním dopisů dřevěnými, kostními a železnými tyčinkami, které se nazývaly "psaním". Není vyloučeno, že taková "technologie" byla vynalezena, aby pomohla negramotným obchodníkům, kteří by měli nějakým způsobem vyřešit své finanční transakce a způsobit škody. Byly dešifrovány počítáním počtu zářezů - "tyčinky". Taková zařízení byla rozšířená nejen v Rusku, ale také ve středověké Evropě, kde byla také plná negramotných lidí.

Nejstarší písmo je považováno za východní. Ve starověkém Egyptě nejprve psali na všech hladkých površích, na stěnách, na plochých kamenech a dokonce i na pokojích. V Sumeru a Babylonu byly široce používány hliněné tablety. Pak se na východě objevil papyrus a pergamen a po nich začal od 15. století papír. List a materiály pro něj jsou tedy velmi úzce spjaty s geografickou, klimatickou a biologickou zónou lidského obydlí.

Z dávné literatury je dobře známo, že i v těchto dobách byla etiketa psaní dopisů. Například bylo rozhodnuto, že dopis se zapíše nikoliv se jménem adresáta, ale se jménem odesílatele, následovaným pozdravem doprovázeným příjemnými přáními a teprve tehdy samotným textem zprávy.

Obvyklá forma dopisu použitého v naší době, stejně jako zapečetěné obálky, se začaly používat až ve dvacátých letech 19. století v Anglii a v polovině stejného století se používaly poštovní známky.

Nezáleží na tom co, ale lidé se vždycky pokoušeli vyjádřit své myšlenky a vyřešit naléhavé životní problémy prostřednictvím dopisů, pomocí kterých byly vyměňovány informace a předloženy různé návrhy. Co se týče jazykových formulací, stylu a rozmanitosti korespondence, způsobů psaní písmen a práce s nimi - to vše bylo po staletí vytvořeno a zdokonalováno.

Ne bez zvědavostí. Například během vlády Ivana Hrozného nebyl nikdo, kdo by se odvážil mluvit proti králi. Jediná výjimka byla metropolita Moskvy Philipa. Často psal dopisy králi, v němž ostře odsoudil oprichninu a pobouření opichniků. Tyto zprávy před králem demented, že on nazval je "filkiny dopisy", ukazovat jeho odmítavý postoj k jejich obsahu a osobně k metropolitnímu.

Aby se učili ruští byrokratičtí lidé správně psát, počátkem 18. století začaly být vydáváni "úředníci" - sbírky vzorků dokumentů. Předchůdci "úředníků" byli "formuláři", známí na Západě ve VII. Století a objevili se v Rusku nejpozději do 15. století. Obsahovaly ukázky konstrukce dokumentů podle určitého vzoru, vzory souborů frází a výrazů, které byly nedílnou součástí formální etikety a odrážejí oficiální vztahy. Další typ časných spisovatelů - "titulniki", obsahující informace o tom, jak nahrát úplný královský titul. Barva papíru, která může být modrá, oranžová, světlá a další, autoři úředníka doporučili, aby si pečlivě vybírali, aby nedošlo k výtržnosti kvůli nedostatku chuti.

Požadavky na rukopis byly dostatečně vysoké. Dnes nejsme jediní, kdo se snaží učit moderní ruské byrokraty, kteří jsou zvyklí na sms a e-maily, psát gramotné dopisy. Z tohoto důvodu existuje řada literatury a praktických příruček. Naneštěstí ve většině z nich neexistují vzorky optimálních vzorů psaní a používání standardních vzorců, které umožňují co nejpřesněji vysvětlit podstatu písma, zvolit vhodný tón, zdvořile pozdravit a správně rozloučit.

Předpokládá se, že nejlepším mistrem epistolárního žánru jsou diplomaté, jejichž slovo a navíc "napsané v peru" by měly vždycky být přesné a jasné. Proto bych byl zvláště rád, kdyby našli tuto knihu užitečnou.

Obchodní klasifikace dopisů

Obchodní dopisy jsou oficiální dokumenty, které slouží k vyřešení řady problémů, které vznikají v procesu podnikové komunikace, stejně jako řada operačních otázek. Navíc, ve formě obchodních dopisů, gratulace a poděkování mohou být zasílány nebo předávány jménem vedení podniků, institucí, organizací, včetně diplomatických a konzulárních misí. V tomto případě jsou dopisy a dopisy od vedoucích představitelů veřejných orgánů rovnocenné cenám.

Mnoho příruček rozděluje obchodní dopisy podle jejich funkčních charakteristik do dvou skupin:

✓ dopisy, které vyžadují odpověď (dopisovací dopis, písemný požadavek, odvolání, návrh dopisu atd.),

✓ dopisy, které nevyžadují dopis s odpovědí (varovný dopis, upozornění, pozvánka atd.).

Obecně uznávané protokolové předpisy, které jsou povinné nejen pro diplomata a úředníky, ale také pro všechny zaměstnance, vyžadují povinnou odpověď na všechny přijaté dopisy (s výjimkou kruhovitých a průvodních dopisů, jakož i slovních poznámek).Proto jsou nejen informováni o jejich přijetí, ale také vyjadřují poděkování za pozvání a potvrzení účasti nebo neúčasti na akci, stejně jako s přijetím nebo nesouhlasem s připomínkou nebo s neodůvodněným varováním.

Podle konstrukčních prvků Obchodní dopisy jsou rozděleny do:

✓ standard, sestavený podle specifického předpisu v souladu s tématem a napsaný ve formě standardních syntaktických struktur,

✓ chráněné autorskými právy, psané autorem a s přihlédnutím k charakteru adresáta.

Podle tématu obchodní dopisy jsou rozděleny do:

✓ podnikání, vytváření ekonomických, právních a finančních vztahů s partnery,

✓ obchodní, které se zabývají problematikou logistiky a prodeje, záručních závazků atd.

Podle formy odjezdu Obchodní dopisy jsou rozděleny do:

✓ obálky zasílané kurýrem nebo poštou

✓ faksimile zaslané faxem,

✓ elektronické, zasláno e-mailem.

V tomto případě je povoleno odesílat zprávy na více adres současně. Podle obecně uznávaných standardů etiket však dopisy určené k souběžnému odeslání na několik adres mohou být pouze kruhové, doprovodné nebo ve formě sdělení určených pro širokou škálu lidí, a také ve formě tiskových zpráv pro média.

Co je to etiketa

Než budete mluvit o obchodním dopisu, musíte si nejprve vzpomenout, co je etiketa. Toto je ustavený pořádek chování ve společnosti, soubor chování a pravidel takzvaného dobrého tónu, který musí každý inteligentní, vzdělaný člověk dodržovat, aby nebyl známý jako nekultivovaný. Tato historická pravidla jsou nedílnou součástí společnosti.

Psaní kultury: obecné charakteristiky

Kultura psaní se samozřejmě netýká pouze obchodního psaní. Existuje mnoho typů a způsobů psané komunikace. Všechny jsou různé, každý má své vlastní vlastnosti, ale existují některé společné rysy. Mezi ně patří:

spoléhání se na normalizovaný knihový jazyk s předpokladem neoknížkové slovní zásoby,
použití komplexní syntaxe
pevný pořadí ve větě,
struktura textu
vysoká gramotnost.

Etiketa obchodních dopisů

Kdy můžeme požadovat, abychom napsali obchodní dopis? Samozřejmě, pokud podnikáme s organizacemi a / nebo jednotlivci. To, co píšíme našim partnerům, kolegům, klientům, způsob, jakým připravujeme náš dopis, se stane tváří naší společnosti a představí nás buď v příznivém světle, nebo v ne tak dobrém. Pokud samozřejmě nemáme kompetenci v etiketě psaní obchodních dopisů. Abyste neztratili tvář, musíte se naučit následující triky. Mimochodem, je také užitečné mít takové znalosti, protože nejmenší chyba, malá nesoudržnost s pravidly, může z obchodního hlediska přeměnit obchodní dopis na nekompetentní.

Specificita obchodních vztahů

Předtím, než hovoříme přímo o etiketě obchodních dopisů, je třeba pochopit, jak se obchodní vztahy liší obecně, co je charakterizuje, jaké jsou jejich charakteristiky. Hlavním rysem pracovních vztahů je absence (buď úplná nebo téměř úplná) v těchto vlastních vztazích osobního stínu. Obvykle je v práci každý z nás extrémně shromážděný, klidný, zdvořilý - sotva někdo tančí s tamburinou, například provádí jiné akce zcela logické ve společnosti přátel, ale spíše směšné pro pracovní prostředí. Mimochodem se to týká nejen činů, ale i emocí - můžete si dovolit smát nebo usmívat, nebo dokonce jen nepatrný projev hněvu, ale homerský smích, hysterika, slzy a podobně vypadají zcela nevhodně, to vše se týká jen emocí v práci. V práci obvykle nosíme masky, které demonstrují dovednosti, konzistenci a klid.

Obchodní komunikace nemůže být dokončena, pokud to chce. Obchodní partneři nebo klienti nebudou rozumět, pokud se uprostřed významného setkání náhle vstane a opustí diváky. Nemůžete ignorovat partnera, nemůžete reagovat na hovory nebo dopisy. Všechny tyto funkce společně pomáhají lépe pochopit, jaká by měla být řečová etiketa obchodního psaní.

Obecné požadavky

První věc, kterou věnujeme při přijetí dopisu, je papír. Podle požadavků etikety obchodního dopisu musí být papír vždy křišťálově čistý a v žádném případě nezmačkaný. Adresáti zprávy budou mít nejlepší představu o organizaci, pokud se dopis ukáže být napsán na hlavičce společnosti. První stránka není očíslována, na všech ostatních jsou zbarveny arabské číslice.

Další etiketa obchodní korespondence je velmi důležitá. Podnikové psaní znamená vysokou gramotnost a absenci pravopisných chyb. Proto pokud existují mezery v znalosti ruské gramatiky, doporučuje se, aby se nepodařilo odeslat korespondenci, ale zkontrolujte je pro případné nedostatky.

Také obecné doporučení pro papíry i e-mail je touha nepoužívat ve vaší písemné řeči složité struktury - to je vhodné pouze v právních dokumentech. Nepoužívejte zkratky - jsou pouze obecně akceptovány. Ale v normě obchodní etikety obsahuje různé razítka a argot - profesionální žargon. Celý dokument je uchováván v oficiálním obchodním stylu.

Další důležitý bod, který je z dopisu přečten: měl by být co nejpodrobnější a nejoblíbenější. Ani jedna z těch bezúhonností, hrubost není vyloučena. Navíc obchodní dopis navrhuje specifika, jasné vyjádření jejich myšlenek.

Není-li adresát mluví rusky, text zprávy by měl být napsán v jeho jazyce nebo v mezinárodní angličtině. Mimochodem, takový dokument by měl být napsán pouze na jedné straně listu, druhý by měl zůstat čistý.

Při vytváření dokumentů je třeba zajistit, aby nedošlo k žádným převodům. Samotný text musí být napsán v jednom a půl nebo dvou intervalech, s okrajem o dva centimetry vlevo.

Obchodní dopis má svou vlastní jasnou, zvláštní strukturu. Současně neexistuje jednotný standard pro papírové dokumenty: různé společnosti mohou mít své vlastní variace. Dodržují pouze určité složení částí dopisu: musí mít nutně "čepici", pozdrav, hlavní část a rozloučení. Nezapomeňte na osobní podpis na konci dopisu.

Mimochodem, takzvané rámování zprávy - počáteční a poslední fráze - se nazývají rámeček štítku. Pomáhá vytvořit správný vztah s adresátem. Navíc pravidla etikety obchodních dopisů a příklady jejich psaní poukazují na použití různých řečových klišé ve zprávách (které budou popsány později).

Důležitá nuance návrhu obchodního dopisu zůstává správně použitým odvoláním. Před revolucí v naší zemi byla výzva "pane" nebo "paní": byla považována za univerzální, tzv. Někdo. Nyní neexistuje žádná taková univerzální přitažlivost, ačkoli často v obchodních dopisech se nalézá slovo "pán" nebo "madam" - při ztrátě své dřívější popularity se postupně vrací do každodenní potřeby. To může být adresováno obchodnímu partnerovi, úředníkovi, nikoliv klientovi nebo kolegovi.

Nejvíce obyčejný a univerzální je v současné době považován za odvolání "Drahý" nebo "Vážený pane", ale ve skutečnosti to není. Podobně se například nedá obrátit na tzv. VIP - zvláště důležité osoby, které jsou považovány za guvernéry, starosty, prezidenta. V takovém případě budete muset začít dopis s odvoláním "Drahý" (další možnost - "Drahý").

Je-li zpráva adresována několika osobám najednou a všichni jsou zástupci stejné profese, bylo by vhodné použít takové zacházení jako "Drahí kolegové" (v případě, že všichni příjemci jsou ženy, je dovoleno napsat "Vážené dámy", pokud jsou muži - pánové ") Pokud je dopis zaslán na adresu jedné osoby, je přísně zakázáno nepoužívat jméno ani příjmení. To je přípustné pouze v uvedeném případě (pokud je adresátem skupina osob) nebo při interakci s právnickou osobou.

Pokud jde o dokončení zprávy, je třeba si uvědomit, že to není o nic méně významné než začátek. Na konci tohoto dopisu se vyjadřuje naděje na další spolupráci, důvěru v bezpečné a / nebo brzké řešení problému a podobně. Zde bychom také neměli poukazovat na potíže, k nimž došlo dříve - např. Odložení odpovědi nebo nedostatek jednoho. Tyto fráze jsou považovány za negativní znaky obchodní etikety a jsou považovány za neochotu pokračovat ve vztahu, stejně jako neúcta k partnerovi. Je důležité si uvědomit, že je to nepřijatelné.

E-mail: Obchodní etiketa

Druhá možná verze korespondence - e-mailem. I zde je řada jeho vlastností. Takže například pokud adresát obdrží zprávu poprvé, je nutné začít s prezentací své vlastní společnosti, popisující jeho činnost, s možnými úkoly, které mají být provedeny. V průběhu dlouhé korespondence je nutné zachovat historii minulých dopisů, na základě kterých je vystavena každá následující zpráva.

První dopis musí určitě obsahovat pozdrav a adresu. V následné, pokud je to nutné, rychlé reakci, můžete vynechat odvolání (je-li to vhodné). V on-line komunikaci mnozí nepovažují za nutné zadávat interpunkční znaménka, stejně jako psát bez velkých písmen. V e-mailové obchodní etiketě je to nepřijatelné.

Velikost e-mailu by neměla být příliš velká - zpravidla je to polovina velikosti papírového ekvivalentu. Ve stejném případě, pokud je pro informování adresáta vyžadováno velké množství informací, musí být v textu dopisu uvedena pouze stručná doprovodná poznámka a samotný materiál by měl být připojen jako příloha ke slovu nebo jinému souboru - to je to, co etiketa obchodního dopisu vyžaduje e-mail. Příkladem takové zprávy by mohlo být: "Dobrý den, drahý pan Ivanov! Posíláme vám ukázky našich reklamních brožur. Můžete je přečíst v příloze ... ".

Co se týče podpisu, pak to musí být. Můžete se přihlásit na konci každého dopisu a můžete vytvořit automatický podpis, který bude automaticky připojen. Tuto možnost často využívají zástupci velkých společností. Podpis musí obsahovat vaše jméno, příjmení, pozici, kontaktní informace, místo práce. Musíte je uspořádat tak, aby se vešla sedmdesát znaků a nepřekročila pět nebo šest řádků.

Potřebuji říci pár slov o reakci na zprávu. Obchodní etiketa e-mailu znamená odpověď na zprávu do dvou dnů - už ne. Pokud potřebujete více času, měli byste upozornit účastníka. Odpověď na všechny zprávy udržuje pověst společnosti nebo podnikatele. Abyste věděli přesně, zda dopis dosáhl adresáta, můžete použít funkci oznámení o přijetí - potvrzení o doručení přijde automaticky. Kromě toho není zakázáno provést testovací volání.

Řečové vzorce nebo klišé

Klicky, řečové vzorce, řečové známky - ať už říkáte, ale stále to bude nedílnou součástí obchodní korespondence. Z kurzu školy si pamatujeme, že klišé se nazývají stabilní výrazy. Není tolik z nich:

Litování lze vyjádřit pomocí následujících frází: "Bohužel nemáme příležitost souhlasit ...", "Je nám líto informovat ...", "Bohužel jsme nuceni hlásit ..." a tak dále.
Vděčnost je označena takovými klišty, jako je: "Dovolte mi vyjádřit svou vděčnost ...", "Děkuji vám ...", "S ohledem na váš příspěvek ...".
Můžete vyzvat adresáta k události pomocí známky: "Máme tu čest pozvat vás ...", "Doufáme, že jste se s vámi dohodli ...", "Jsme potěšeni, že vás pozveme ...", "Jsme rádi, že vás uvidíme ..." a podobně.
Můžete vyplnit dopis s frázemi: "Čekáme na vás nové nápady ...", "Přejeme Vám úspěch ...", "Doufáme, že pro další plodnou spolupráci ...".

Zlatá pravidla obchodní korespondence

Všechny funkce a doporučení týkající se vedení obchodní korespondence mohou být uvedeny v několika pravidlech. Stručná etiketa obchodního dopisu je následující:

Použití pozdravů a osobních odvolání, s výjimkou případů, kdy to není nutné.
Každé písmeno vyžaduje odpověď. Při elektronické interakci by doba odezvy neměla trvat déle než 48 hodin. Odpověď by však měla být napsána pouze pečlivým zvážením.
Pokud je to možné, musíte o tom adresátovi obdržet dopis. Můžete také určit časování odpovědi na zprávu.
Podpis na konci papírového dopisu, napsaný na počítači a vytištěn, musí být podán ručně. Tištěný podpis nebo, dokonce horší, utěsnění na jeho místě je známkou neúcty a špatného vkusu.

Časté chyby v obchodní korespondenci

Existuje několik zdánlivě maličkostí, které se v případě obchodní komunikace mohou stát smrtelnými. Často jsou to malé věci, které vedou k ukončení vzájemně prospěšných vztahů, ukončení transakcí a dalších takových nepříjemných věcí. Potřebujete poznat nepřítele osobně!

Nemůžete psát (a volat!) Pro práci po hodinách! Jak často, když nechceme být trpěliví až do rána, narušujeme naše partnery, zákazníky, kolegy z devíti, deseti nebo dokonce jedenáct večer. Zdá se nám, že v noci všechno zmizí, zhroutí se, zhroutí se a nebude možné zachránit situaci. A ty vzácné exempláře, které dokáží zůstat ráno, se z nějakého důvodu domnívají, že šest ráno je čas komunikovat. Koneckonců, pokud nespím, nikdo nespí. Bohužel, toto chování je jen otravné a obráti se proti nám.
To bylo již nepřímo zmíněno, ale nicméně - není známo! Komunikace v práci probíhá pouze na "Vy" (s velkým písmenem, to znamená - zdvořilost a úcta).
Nadměrná výměna zdvořilostí může také ublížit. Za prvé, to trvá drahocenný čas, a za druhé, vypadá to trochu nepríjemné a nudné. Nemusíte být horliví.

Knihy o etiketě, nebo co číst

V dnešní době existuje tolik literatury, že někdy oči běží nahoru. K dispozici je také dostatek knih o kultuře řeči, včetně psaní.

Ti, kteří chtějí být vyškoleni v této oblasti, mohou být informováni o následujících dílech: "Etiketa obchodního dopisu" od Olega Davtyana, "Kultura psaného jazyka" od Tatiany Degterevy, "Etiketa ruského dopisu" Natalie Formanovské a Ally Akishiny, "Business Etiquette" Formanovskaya a mnoho dalších.

Zajímavé fakty

Požadavky obchodní etikety zahrnují použití vykřičníku na konci odvolání, aby se zdůraznil problém nebo osoba.
Role volání adresátovi ukazuje bližší a ustavičnější vztah a poslední jméno zdůrazňuje vzdálenost.
Etiketa obchodních dopisů v Rusku je charakterizována vyrovnáváním pohlaví, protože většina profesí je často jen mužská.

Dodržovat pravidla obchodní korespondence není tak obtížné, protože ne tolik. Pamatuj si je - malou vědu. Ale v očích lidí kolem sebe bude člověk, který má etiketu obchodních dopisů, vždy vzdělaný a kultivovaný, s kým je příjemné se vypořádat.

Vaše dobrá práce v znalostní bázi je jednoduchá. Použijte níže uvedený formulář.

Studenti, postgraduální studenti, mladí vědci, kteří používají znalostní bázi při studiu a práci, vám budou velmi vděční.

Publikováno dne http://allbest.ru

Během uplynulého desetiletí se elektronická pošta stala pravděpodobně jedním z nejoblíbenějších způsobů podnikové komunikace. Dnes je poměrně obtížné najít osobu, která nepoužívá e-mail ve své praxi interpersonální a interkulturní komunikace. A nejsem výjimkou. To je již 15. ročník mého pracovního dne začíná kontrolou e-mailu. Skenování s pohledem na adresy a témata příchozích zpráv se rozhoduji, které písmena se mají číst a které mají být odstraněny bez otevření. Při čtení mnoha e-mailů jsem dospěl k závěru, že bohužel jen málo lidí má představu o pravidlech e-mailové etikety. Musí však být respektováni, jinak riskujeme, že neúmyslně způsobí nepříjemnost, rozpaky nebo dokonce neúmyslně uráží toho, koho píšeme. Nezapomeňte, že naše pošta je ukazatelem naší profesionality.

Co by mělo věnovat pozornost každému uživateli? Tento článek formuluje 19 pravidel založených na mých dlouholetých zkušenostech v korespondenci se zahraničními a ruskými kolegy, stejně jako zkušenosti jiných uživatelů e-mailu.

1. Při vytváření e-mailu vyplňte všechna pole

Obecně lze strukturu obchodní e-mailu zobrazit takto:

1. Adresa a jméno odesílatele.

2. Adresa příjemce.

5. dopis složený z pozdravu, hlavního textu dopisu, závěru a podpisu.

2. Adresa a jménoodesílateleby měla být rozeznatelná

Pokud někdo na vás čeká dopis, pak ve sloupci "Od" vyhledá vaše jméno, s nímž jste se seznámili s ním, nebo e-mailovou adresu, kterou jste uvedli ve své vizitce. Já například, když dostanu svou poštovní schránku, ve sloupci jméno odesílatele vždy zadává své jméno a příjmení. Dělám to proto, že jsem sám, když vidím různé pseudonymy a přezdívky ve sloupci "Od", opatrně otevřete tyto dopisy: co když je spam v tomto dopise nebo ještě horší - virus? Například nikdy neotevře dopis s [email protected], pokud, samozřejmě, nevím, od koho to je. Pro obchodní korespondenci je proto vhodné mít e-mailovou adresu, která obsahuje vaše skutečné jméno a zkratku vaší organizace, například [email protected]. Největší důvěru způsobuje adresa obsahující vaše skutečné jméno a název vaší organizace v doménovém jménu, například [email protected].

3.Nezapomeňte vyplnit sloupec "Předmětdopisy

Předmětem dopisu je zvláštní požadavek dopisu. Jeho přítomnost velmi usnadňuje práci s e-mailem. Předtím, než se rozhodnete přečíst písmeno, nebo si jej otevřete, odešlete jej do koše. Osud dopisu velmi často závisí na jeho předmětu, zvláště jestliže jméno a adresa odesílatele vám nic neřeknou. Proto se ujistěte, jak to udělat správně: měla by přilákat pozornost příjemce, být krátká - ne více než 50 znaků - a k bodu. Čím jednodušší, přímo či lákavější bude předmět vašeho dopisu, tím pravděpodobněji bude váš dopis čten a bude mít odpověď.

Zvláštní pozornost je třeba věnovat úvahám o tématu při prvním psaní někomu. Koneckonců, příjemce, když vidí adresu a jméno, které mu nejsou známé, si může myslet, že je to spam. Dalším způsobem, jak získat odpověď nebo možnost číst, je použít jméno adresáta v řádku předmětu. Například "Dobrý večer, Natalia!". Tento přístup také zvýší pravděpodobnost čtení vaší korespondence. Ale dopis s tématem obsahujícím výraz "Pracovní legislativa a aktuální otázky a pozice státních orgánů" nebo "Nakupování se slevami je zajímavější!" Nebo "Můžete tohle se mnou zvládnout?" pravděpodobně spam. Stejně tak udělám totéž s dopisem odeslaným bez předmětu vůbec, protože etiketa e-mailu neumožňuje odpovědět těm, kteří hrubě porušují.

Co jiného by se mělo pamatovat při psaní tématu? Předmětem dopisu je červená vlákna celé zprávy. Pokud budete reagovat na něčí e-mail, ale základní myšlenka dialogu se změní, změňte téma podle toho, a ještě lépe začněte diskutovat o nové otázce vytvořením nového dopisu, protože změna předmětu diskuse bez změny předmětu tohoto dopisu může vést ke zmatku a potíží.

4. IspPoužijte Re: pro odpověď pouze.

Obvykle, když jste si přečetli e-mail a chtěli jej odpovědět, stisknete příslušné tlačítko na obrazovce monitoru myší a dostanete formulář pro složení odpovědi, ve které je adresa vašeho partnera, text jeho dopisu, stejně jako předmět jeho dopisu, před kterým znamená "Re:". Je třeba mít na paměti, že "Re:" je zkratka anglického slova "Reply:" nebo "Response:" a znamená "Moje odpověď na:". e-mailová obchodní etiketa

Pokud se tedy změní předmět písmena, nezapomeňte tento symbol odstranit. A tohle není vůbec nic, jak byste si mysleli: "Re:" v kombinaci s novým tématem bude vypadat upřímně hloupý a zamlčí adresáta, neboť si možná myslí, že dostal odpověď na dopis, který nepopisoval.

5. Vložte adresuposlední příjemce

Chcete-li zabránit předčasnému odeslání, vložte adresu příjemce pouze tehdy, když je písmeno zapsáno, ověřeno a připraveno k odeslání. Dávejte pozor na tlačítko "odpověď": ujistěte se, že jste poslali dopis někomu, koho chcete.

6. Ujistěte se, že jste napsali pozdrav pozdějšího slova a jméno příjemce.před hlavním textem dopisu

Pozdrav je krátká věta, ze které můžete začít dopis. Bohužel existují někteří uživatelé, kteří se domnívají, že pozdrav v e-mailu nemusí být napsán, protože to je údajně bezvýznamná paměť papírové pošty, že neobsahuje žádné smysluplné informace a obsahuje pouze slova na pohotovosti. To je zásadně špatné. Pozdrav nese informace o výchově osoby, která složil dopis. Myslím, že nechcete být považováni za hrubý a špatně zachráněný. V tomto případě dodržujte pravidla e-mailové etikety.

Jako pozdrav použijte následující formu odvolání: "Dobrý den, drahý (rozlišován) + jméno, patronymic adresy" nebo "Vážení (rozlišováno) + jméno, patronymic adresy, ahoj" a teprve pak pokračovat k účelu vaší zprávy. V Evropě je obvyklé vždy odkazovat na "Vážený pane / paní" nebo méně formálně, zvláště pokud jste obeznámeni s adresátem, např. "Dear + Name", i když adresát není pro vás vůbec nákladný. V USA, kde je intenzivnější tempo života a korespondence, začíná e-mail se zprávou sestávající z jména a krátkého "Hi + name".

Upozorňujeme, že v ruštině je vykřičník umístěn po psaní v jakémkoli žánru korespondence: v obchodním, soukromém, úředním atd., Zatímco v angličtině ve všech těchto žánrech je vložena čárka, která často způsobuje konflikt kultur. Angličtí mluvčí jsou v nápisu napsaném Rusy zmateni o vykřičník: "Milý John! Rusko-mluvení lidé jsou uráženi čárkou za jménem: nerespektují nás, vykřičník litoval toho, jaký druh "Drahá Svetlana, "?! Ano, v ruštině se vykřičník používá mnohem častěji než v angličtině, což naznačuje větší emocionalitu a samozřejmě otevřenější projev emocí. Ale neměli byste jít do extrémů a klást tři (nebo více) vykřičníky, protože na konci pozdravu budou vnímány jako nevhodný výkřik a mohou urážet vašeho adresáta.

7.Správně struktujte svůj dopis

Vzhledem k tomu, že čtení z obrazovky monitoru je mnohem obtížnější než čtení papírových médií, je velmi důležité správně strukturovat e-mail.Přetáhněte text do logických odstavců a použijte několik krátkých vět místo namísto příliš dlouhých vět. Snažte se, aby vaše věty neobsahovaly více než 15-20 slov. Oddělovat odstavce od sebe oddělené nebo prázdné řádky.

8.Buďte stručnýa vyjádřete své myšlenky v podstatě

Hlavní text dopisu z prvního odstavce by měl upoutat pozornost čtenáře o nic méně než jeho předmět. Nezapomeňte na omezený čas vašeho potenciálního čtenáře. Jeho čas je jeho peníze. Proto je připraven se vás zbavit co nejdříve, to znamená poslat svůj dopis do koše. Neztrácejte čas a prostor na prezentaci sebe sama a příběh o tom, co děláte. Koneckonců, už vás zná, jestli vám dává poštovní adresu. Začněte za účelem dopisu, mělo by to být jasně uvedeno v první větě. Pokud jsou první věty formulovány správně, existuje velmi vysoká pravděpodobnost, že příjemce vašeho dopisu bude číst do konce.

Na rozdíl od e-mailu je e-mail určen k rychlému přenosu informací, takže se snažte neposílat dlouhé e-maily. Pokud potřebujete odeslat důležité informace, které obsahují velké množství, je lepší vytvořit krátký doprovodný text v e-mailu a sami si sami uložit informace jako přílohu.

9. Pokud chcete odeslat přílohu, připojte ji na začátku

Připojte přílohu před psaním dopisu. Kolikrát jsem obdržel dopis, jehož účelem bylo poslat přílohu bez této přílohy? A pak přišel dopis od stejného odesílatele s frází "Jejda, tady jdete!". Taková nedbalost nemusí nejlépe ovlivnit vaši obchodní pověst.

10. Neposílejte nepotřebné soubory.

Pamatujte, že když poprvé poprvé napíšu na někoho, nepřipojujte žádné přílohy. Pokud stále pošlete nějakou přílohu bez dohody s příjemcem, ujistěte se, že v těle dopisu píšete jaký typ souboru je. V opačném případě si může myslet, že vaše připoutání je virus, který je neoprávněně připojen a zničí jej bez čtení, protože je nebezpečné otevřít možný virus. Mimochodem, takové viry často přicházejí se spamem.

Nepřipojujte přílohy o velikosti větší než 5 MB, jelikož je taková nepříjemná situace možná: pošlete soubor do poštovního serveru během jedné sekundy a adresát si ho stáhne celou hodinu. Samozřejmě, že takové obrovské objemy nelze v žádném případě poslat bez dohody s příjemcem.

11.Při psaní odpovědi na dopis odpověztevšichniotázky, které se vás ptají

Pokud na někoho odpovíte, pokuste se odpovědět na všechny otázky, které vám byly položeny. Zdá se, že je tak přirozené a srozumitelné, ale přesto se velmi často ukazuje, že lidé neodpovídají na některé z otázek, které jim byly položeny. Z vlastní zkušenosti vím, že je to jedno z nejčastěji porušovaných pravidel elektronické korespondence. Mlčení otázky je z vašeho hlediska velmi neetické - koneckonců, další osoba potřebuje vaši odpověď a čeká na ni, ale nedostává ji v dopise. Pokud je pro vás těžké odpovědět, napište přímo. Jen nenechávejte nic nezodpovězené, jinak váš partner bude muset zopakovat svou otázku a nebudete se muset vypořádat s vaším tichem.

Pokud píšete kamarádovi nebo dobrému příteli, můžete ve svém dopise citovat původní zprávu v svazku dostatečném pro správné obnovení kontextu této odpovědi a pod každou takovou citací napište svou odpověď na tento návrh nebo otázku. Nezapomeňte nějakým způsobem oddělit text zprávy od textu citovaných písmen, pak bude vaše odpověď snadněji čitelná. Obvykle se pro tyto účely používá označení ">", i když to není jediná možnost. Pokud odpovíte na obchodní dopis, nechte celý starý text beze změny a napište odpověď výše.

12. Před odesláním dopisu zkontrolujte pravopis,gramatiku a interpunkci

Skutečnost, že e-mail je rychlá metoda komunikace, neznamená, že by to mělo být nedbalé. Vybudujte své fráze možná kompetentněji z hlediska pravopisu a gramatiky. To je důležité nejen proto, že negramotně psaný dopis může zkazit dojem o vás a protože je velmi obtížné číst text bez čárkami a období. A pokud váš program má možnost kontroly pravopisu, proč jej nepoužívat?

13. Je třeba odpovědět na e-maily.

E-mail je odkaz na jiné lidi, a za to, trochu zdvořilost nikdy bolí. Podle pravidel etikety je třeba odpovědět na e-maily a doba odezvy by neměla překročit tři dnů. Mějte na paměti, že pokud neodpovíte na e-mail v tomto období, je to jasné odmítnutí komunikace. Pokud potřebujete více času k odpovědi na dopis, stojí za to vysvětlit důvody zpoždění. Když obdržíte dopis obsahující přílohu, ujistěte se, že jste potvrdili, že příloha dosáhla a normálně se otevřela.

Když obdržíte nevyžádané e-maily od neznámých lidí, nemůžete jim odpovědět. Mohou být smazány bez čtení. Po obdržení odpovědi vám musí korespondent správně porozumět. Pokud nerozumí a neposílá opakovaný dopis, je porušeným etiketou, ne vy. Zejména proto, že nevyžádaný dopis se může stát spamem a jakákoliv odpověď umožňuje spamerovi předpokládat, že byl kontakt vytvořen. Když obdržíte nevyžádanou poštu s připojeným souborem, odstraňte soubor bez vybalení: s největší pravděpodobností je zdrojem počítačového viru.

14. Neobtěžujtešifrování potvrzení o přečtení

Podle pravidel etikety e-mailová značka "oznámení o přijetí / čtení" je známkou neúcty a nedůvěry vůči jeho partnerovi a v důsledku toho může způsobit jeho podráždění. Pokud se tedy obáváte, že váš dopis dosáhne adresáta, je lepší ho po jeho odeslání poslat a zkontrolovat, zda se vám váš dopis dostal nebo ne. Můžete také napsat následující větu za text hlavního dopisu a před svým podpisem: "Požádám vás, abyste potvrzení o přijetí dopisu potvrdil zpětným dopisem nebo níže uvedenými telefonními čísly".

15. Nepištevelká písmena

Nepište celý text zprávy v kapitálovém písmu, několik slov zvýrazněných tímto způsobem by zdůraznilo význam tohoto místa. Pokud píšete velkými písmeny, zdá se, že křičíte. To může způsobit podráždění nebo jiné nežádoucí reakce vašeho čtenáře.

16. Nikdy nesdílejte důvěrné informace e-mailem.

Buďte velmi opatrní při odesílání čísel platebních karet nebo jiných důvěrných informací v e-mailu. Nezapomeňte, že e-mail může být zachycen a používán pro účely žoldnéřství. Nezapomeňte, že odeslaný e-mail zůstane vždy v paměti počítače.

17. Neobraňujte zkratky a emocionální design.

V obchodním e-mailu se snažte nepoužívat zkratky jako BTW (mimochodem) nebo LOL (smíchy nahlas), také tzv. Emotikony ("usmívající se tváře"). Jsou nevhodná v obchodní korespondenci, zejména proto, že váš adresát nemusí znát jejich význam.

18. Na konci dopisu nezapomeňte dát svůj podpis.

Někdy existují dopisy podepsané "marketingovým oddělením" nebo "personálním personálem na pracovišti", což způsobuje určitý zmatek. Komu a jak se v odpovědi zabývat? Prostě, "Hello", zní jako něco neosobního. Ano, a já sám bych rád kontaktoval mě i jménem. To je základ pro přátelskou komunikaci - důvěru. A důvěra není poslední kvalitou, která vám a vaší firmě pomáhá. Ujistěte se, že podpisujete na konci dopisu. Podpis je malý blok textu přidaný na konec vašich zpráv, který vás identifikuje a obsahuje kontaktní informace.Upravte zkratku: ne více než čtyři nebo sedm řádků. Dlouhý podpis zaberá spoustu místa a může být nepříjemný. Zahrňte několik možných způsobů, jak vás kontaktovat (obvykle telefonní a faxová čísla) a také odkaz na webovou stránku vaší společnosti.

19. Pokud máte pochybnosti, neposílejte dopis.

Stali jsme se neosobní a schovávali se za e-mailem, který začne řídit naše životy. Nezapozorujeme, kolik denní komunikace se děje prostřednictvím e-mailu, a riskujeme, že kompromitujeme vztahy, které bychom mohli posílit prostřednictvím přímé komunikace nebo telefonického rozhovoru. Proto před zasláním dalšího e-mailu, myslím, může být lepší zavolat nebo se osobně setkat s vaším adresátem?

Publikováno na Allbest.ru

Podobné dokumenty

Základní pravidla psaní moderního dopisu. Etiketa psaní dopisu v moderním podnikání. Postoj k korespondenci v minulosti, příklady psaní dopisů v minulém století a moderní svět. Typy dopisů v přírodě: obchodní, přátelské, slavnostní.

abstrakt [30,3 K], přidáno 04.24.2010

Vlastnosti a hodnota obchodní etikety, její základní zásady: přesnost, tact, respekt, oblečovací kód. Seznámení s mezinárodními standardy pro přípravu a provádění oficiálních písmen: šířka polí, gramatika, struktura dokumentu.

Vyšetření [28,9 K], doplněno 09/01/2011

Stručný popis hlavních rysů obchodní korespondence. Pravidla pro vytváření e-mailu. Oficiální a osobní korespondence. Typografický e-mail, základní pravidla pro návrh textu. Význam zájmen, pomlček a pomlček v dokumentu.

abstrakt [24,7 K], přidáno 11/22/2014

Registrace standardního dopisu. Adresa, datum, odvolání, konec, podpis, přihláška. Speciální zásilky. Účel dopisu. Text dopisu. Obecná pravidla. Některé příklady obchodní korespondence. Dopisní dopis ke smlouvě.

abstrakt [30,4 K], přidáno 04/05/2003

Koncepce a typy obchodní etikety. Etika a psychologie rozhovorů a jednání. Obchodní snídaně, obědy a večeře. Vlastnosti komunikace prostřednictvím překladače. Místo úřední korespondence v evidenci. Struktura šetření. Typy obchodní korespondence.

Vyšetření [25,6 K], přidáno 10/07/2013

Vlastnosti řečové etikety ve vzdálené komunikaci, komunikace přes telefon, internet. Typy telefonních hovorů. Jak se chovat s tvrdým klientem. Návrh, velikost a pravidla pro psaní e-mailu. Odpovědět na e-mail.

abstraktní [29,7 K], přidáno 12/21/2011

Vlastnosti a pravidla pro vypracování plánu dopisů se špatnými zprávami. Strategie psaní: analýza cílového publika, výběr vhodného kanálu a způsob šíření informací. Druhy dopisů s odmítnutím. Vypracování písemných stížností.

test [46,7 K], přidáno 11/14/2010

Kancelářská korespondence jako důležitá součást obchodní etikety. Obecné požadavky na obchodní dopis. Pravidla mezinárodní korespondence. Požadované atributy obchodního dopisu. Typické typy obchodních dopisů. Intra-organizační korespondence, blahopřání.

abstrakt [855,8 K], vloženo 19.06.2010

Dopis jako hlavní nástroj obchodní korespondence mezi různými podniky (organizacemi, institucemi). Klasifikace dopisů podle stylu a účelu. Obecné rady ohledně předložení obchodního dopisu. Etiketa oficiální komunikace.

abstrakt [26,9 K], přidáno 24.01.2012

Koncept a forma obchodní etikety. Specifické rysy obchodní komunikace. Principy používání etikety. Formuláře adres v obchodní korespondenci. Situace řeči a standardní jazykové nástroje. Složení a jazykový standard obchodních dopisů.

abstraktní [55.1 K], vytvořeno dne 18.11.2010

Práce v archivech jsou krásně navrženy podle požadavků univerzit a obsahují kresby, diagramy, vzorce atd.
Soubory PPT, PPTX a PDF jsou prezentovány pouze v archivech.
Doporučujeme ke stažení díla.